Blog 16 april 2019

Je helpt jouw organisatie om zich te ontwikkelen (organisatieontwikkeling). Dat doe je bijvoorbeeld vanuit je rol als leidinggevende, verandermanager, projectleider, intern adviseur of business controller. Je weet welke uitgangspunten je belangrijk vindt, bijvoorbeeld het organiseren van dialoog en betrokkenheid. Maar hoe doe je dat? Is iedere dialoogsessie goed? En is het organiseren van dialoogsessies voldoende om iedereen zich betrokken te laten voelen? Wat komt er nog meer bij kijken om de prestaties van jouw organisatie te verbeteren? Ik geef je in deze blog 10 tips voor het organiseren van dialoog als onderdeel van een effectieve verbeteraanpak. Werken jullie ook zo?

Het organiseren van dialoog klinkt goed. En het is in principe ook goed, want het is één van de HPO-kenmerken waarop Nederlandse overheidsorganisaties laag scoren. Ook worden medewerkers niet goed betrokken bij belangrijke organisatieveranderingen (Bron: De High Performance Overheidsorganisatie). Dat je daarom dialoog wilt organiseren in de hoop de betrokkenheid te vergroten lijkt best logisch. En dat is het ook. Het is echter goed om je te realiseren dat het een halve dag bij elkaar zetten van zeg 30 collega’s jouw organisatie ongeveer € 6.000 kost. Ik reken dan voor het gemak met even met € 50 per uur kostprijs en laat de vele uren voorbereiding van jou of anderen dan nog maar even buiten beschouwing. 10 van die dialoogsessies kosten de organisatie dus € 60.000. Die kosten voel jij misschien niet, hun loon wordt toch immers al betaald door de organisatie, maar ze worden wel gemaakt.

Maar misschien nog wel belangrijker: diezelfde tijd dat jouw collega’s in de dialoogsessie zitten kunnen ze geen andere dingen doen. En als de deelnemers niet het gevoel hebben dat ze hun tijd heeeel goed aan het besteden zijn, zal er ergens op een flipover “minder lullen, meer poetsen!” komen te staan. Dat is overigens niet terecht, want uit ons onderzoek blijkt dat we teveel blijven doorjakkeren. Er is vaak een ongezond hoge druk, waardoor we onvoldoende toekomen aan het doorbrengen van meer tijd in de ‘open stand’, een sfeer van ontspanning waarin rustig met elkaar kan worden gereflecteerd op zaken en ideeën mogen ontstaan. Maar als je dan een dialoogsessie organiseert moet je dat wel heeeel slim en goed doen. In veel (overheids) organisaties is er namelijk structureel te weinig tijd beschikbaar om te verbeteren. Acties worden daardoor wel opgestart maar niet goed afgemaakt. High Performance Organisaties besteden structureel een groter deel van hun tijd aan verbeteren.

Daarom mijn 10 tips als je dialoog in je organisatie wilt inzetten om tot effectief verbeteren te komen:

  1. Zet de mensen bij elkaar die ook echt samen iets tot stand moeten brengen (binnen een organisatieonderdeel, proces of opdracht of project, et cetera), ofwel de mensen die elkaar echt nodig hebben om een prestatie neer te zetten. Laat ze over hun eigen verantwoordelijkheidsgebied praten. Ofwel, geen dialoog om de dialoog, maar gericht op het verbeteren van eigen prestaties in lijn met bedoelingen.
  2. Maak, gegeven punt 1, samenstellingen van mensen die niet al vanzelf elkaar opzoeken (dat organiseert zichzelf namelijk al). Dat kunnen ook mensen van buiten de organisatie zijn.
  3. Organiseer de observator-rol (roulerend) binnen de deelnemersgroep. Laat hen dus reflecteren op het gedrag ter plekke van de andere deelnemers. Draag daar wat hulpvragen voor aan. De groep oefent tijdens de sessie dan al met het geven van feedback, iets dat ook vaak ontbreekt.
  4. Zorg voor hele goede input (bijvoorbeeld cijfers hoe het ervoor staat) die relevant zijn voor de te behalen prestaties (relevante feiten op tafel).
  5. Laat deelnemers niet alleen de huidige situatie duiden, maar vooral fantaseren over een scores van bijvoorbeeld 20% hoger. Hoe ziet dat eruit? Hoe gaat men dan met elkaar en klanten/ burgers/ opdrachtgevers om? Laat ze, terwijl ze zich inbeelden in de gewenste situatie te zijn, benoemen wat ze denkbeeldig hebben gedaan om daar te komen. Waarschijnlijk hebben ze daarmee de belangrijkste verbeteracties benoemd.
  6. Check genoemde verbeteracties/ interventies op de mate waarin ze waarschijnlijk impact zullen hebben (wij weten uit onderzoek welke interventies het meest effectief zijn en welke niet).
  7. Laat deelnemers nadenken over wat ze los willen laten, zodat ze de benodigde capaciteit vrijspelen om de belangrijkste (niet teveel) verbeteracties ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Dit om te voorkomen dat ze alleen worden opgestart en niet goed worden afgemaakt.
  8. Als dat om dappere keuzes vraagt die moeilijk zijn of het benoemen en bespreekbaar maken van spanningen, besteed dan aandacht aan het verzamelen van MOED. We vrezen soms dat niet iedereen aardig en harmonieus blijft als je moeilijke keuzes maakt of spanningen benoemd. Vaak valt dat mee, maar soms is ook ‘strijd’ nodig. Het is ook goed om die strijd te doorleven als dat aan de orde is en te bedenken welke ‘bondgenoten’ nodig zijn. NB strijd kan ook in jezelf of binnen je eigen team plaatsvinden.
  9. Organiseer niet één dialoogsessie, maar een proces/ aanpak (van minimaal een jaar) waarbinnen men elkaar regelmatig helpt in het realiseren van de verbeteringen. Leg uitkomsten vast (met vervolgacties) en bouw de volgende sessie hierop voort (geen onnodige herhaling van zetten). Organiseer dus eigenlijk continue aandacht voor de dingen die er echt toe doen en zet een hefboomeffect voor verbetering in werking. Combineer formele en informele contactmomenten, waarin ook plezier kan worden gemaakt.
  10. Als je niet heel zeker bent van de juiste aanpak: laat mij erop reflecteren. Dat zou jouw organisatie wel eens veel geld kunnen besparen! ?
Meer vlogs/blogs van Paul-Jan?