ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) is een softwaresysteem dat organisaties helpt om de belangrijkste bedrijfsprocessen te automatiseren en te beheren voor optimale prestaties. Vaak hebben we het over ‘ons financiële systeem’, maar een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak (waaronder de financiële administratie) ondersteunen. ERP-systemen zijn vaak goed geïntegreerd waardoor eenmalige opslag van gegevens mogelijk is. De grotere spelers zijn SAP, Oracle, Peoplesoft en in Nederland is ook AFAS sterk in opkomst. Kleinere organisaties gebruiken soms ook Exact.

Onderstaand kun je, als je op de tegel gaat staan, zien welke deelnemende organisatie welk systeem gebruikt en wie je daar als contactpersoon over kunt benaderen.

Daaronder nog toelichtingen van een aantal deelnemende organisaties o.a. over uitfaseren/implementeren.

Toelichtingen van deelnemende organisaties over hun ERP

RVO: De huidige Oracle ondersteuning wordt vervangen door Oracle Fusion. In aanloop daar naar toe moet alle maatwerk uit de huidige EBS-inrichting worden verwijderd. En worden er voorstellen gedaan om processen te synchroniseren. Hoewel dit in theorie natuurlijk de juiste acties zijn merken we in de praktijk dat het andere vraagstukken met zich mee brengt. We dreigden er bijvoorbeeld in beveiligingsniveau op achteruit te gaan omdat de gemiddelde deler van alle betrokken diensten lager uitkwam dan het niveau waar wij al op zitten. En moeten we vervangende systemen bouwen voor maatwerk dat nu verdwijnt.
Ander vraagstuk is dat van de positie van een (departementaal) ERP-systeem in de dienstarchitectuur. Waar we binnen onze eigen architectuur outputmanagement voor het hele landschap willen regelen wordt deze op departementaal niveau vanuit de ERP-gedachte deels binnen EBS geplaatst. De architecturen staan op dit punt op spanning met elkaar omdat het generiek inzetten vanuit verschillende plekken met elkaar kan botsen op de plekken waar functionaliteiten elkaar overlappen.

RVO past process mining toe op de stromen die door het ERP systeem worden ondersteund. Met name de businessflow Bestellen tot Betalen en het Tijdschrijven zijn omvangrijke domeinen. Op het gebied van inzicht en (interne) beheersing zijn hier goede resultaten op behaald. We hebben de ambitie om deze systematiek in te zetten bij audits, zoals de procescontroles door bijvoorbeeld de ADR.

DJI (Oracle EBS): Klantspecifieke processen passen niet altijd, daar hebben we wel automatiseringsbehoefte.
We hebben redelijk veel maatwerk, dit is niet altijd handig bij bijv een upgrade.

LVNL (Oracle): Maatwerk nodig voor optimaal gebruik, maar zorgt voor hoge kosten. Rapportage behoeften worden nu opgelost middels rapportagesysteem.
Zoveel mogelijk standaard gebruik tegenwoordig.

UWV: Peoplesoft is vaak de bron voor onze data en dient daartoe gebruikt te worden. Echter, onze specifieke behoeftes (zoals opleidingsmodule) wordt door Peoplesoft in separate modules aangeboden. Deze zijn niet de beste in de markt maar omdat wij ERP gebruiken, gebruiken wij ook deze modules. Kortom, maak je gebruik van maatwerk en dus afhankelijkheid van andere leveranciers of gebruik je de standaard software.

Kadaster (SAP ECC: willen binnenkort (1-3 jaar) naar S4 HANA (SAP) of wat anders): Vanuit de business zijn er gemixte signalen, vanuit IT wel tevreden over SAP. Vooral de UX valt tegen volgens de business.

NB  COA vervangt het huidige SAP systeem. Ook het RIVM gaat het SAP R3 systeem uitfaseren.

RDW is per 1/1/2023 overgegaan van SAP over Afas met een aansluiting op Power BI. Niet rechtstreeks op de AFAS-connectoren maar met een zg. SQL-tussenlaag in de on premise omgeving. In 2024 staat ook voor Power BI de overstap naar de Cloudomgeving op de planning.

KvK (AFAS): KVK werkt voor de financiële administratie met AFAS. De HRM module gebruikt KVK maar zeer beperkt (alleen AFAS projecten tbv het uren schrijven op werkzaamheden die KVK uitvoert). De personeelsadministratie voert KVK in Youforce van VISMA/RAET.

SBB (UNIT4/UBW): Na implementatie van het systeem in 2015/2016 is weinig gedaan met het zo optimaal mogelijk gebruikmaken van het systeem, vertalen klantwensen naar oplossingen in het systeem en het volgen van releases uitgebracht door de leverancier. Om het systeem meer toekomstbesteding te krijgen is een project gestart. Op basis van onderzoek in en met de organisatie is bepaald welke verbeterpunten dienden te worden opgepakt. Het project beoogde het volgende te realiseren:
1. Het waarborgen van de continuïteit van UBW
2. Het vormgeven van de eigenaarsrol van UBW
3. Het vergroten van de gebruikerstevredenheid in UBW
Inmiddels lopen we qua systeem weer mee met de recente release en is continuïteit gewaarborgd. Wel is geadviseerd om naast het bestaande releasebeleid te gaan werken met een releaseplanning. Het eigenaarschap is uitgewerkt waarbij helder is beschreven wat rol is van ICT als systeemeigenaar en F&C als proceseigenaar.
Aan het vergroten van gebruikerstevredenheid wordt gewerkt. De focus ligt dit jaar op het aanpassen van geselecteerde rapportages, het realiseren van een kenniscentrum UBW en het doorvoeren van gewijzigde boekingsytematiek onderhanden werk en resultaatneming inzake projecten.