Het ontwikkelen van HoogPresterende OverheidsOrganisaties (HPOO)

Een HoogPresterende OverheidsOrganisatie (HPOO) behaalt gedurende een periode van ten minste vijf tot tien jaar betere resultaten behaalt dan andere overheidsorganisaties. Dr. André de Waal heeft na 5 jaar wetenschappelijk onderzoek aangetoond welke kenmerken een hoog presterende organisatie onderscheiden. Uit het onderzoek komen 35 kenmerken die geclusterd zijn in vijf factoren (zie de figuur hiernaast).

Uit onderzoek van Sturingsadvies en het HPO Center blijkt dat Nederlandse overheden gemiddeld een 6,4 scoren. De verdiepende analyse en een voorgestelde andere benadering om tot doorbraak verbeteringen te komen is te lezen in het boek ‘De High Performance Overheidsorganisatie’.

Dit vraagt om een maatwerkaanpak waar inspiratiesessies, workshops verkenning en randvoorwaarden, een HPO-diagnose, het trainen van interne HPO coaches, simulaties, leerbijeenkomsten en andere werkvormen onderdeel van uit kunnen maken. Doorgaans worden in het traject de volgende stadia onderscheiden:

  • Verkenning: inspiratiesessie of verkennende workshop
  • HPOO-diagnose: er vindt een meting plaats onder alle medewerkers. Vervolgens worden dialoogsessies met medewerkers opgezet om de resultaten met elkaar te bespreken. Daarbij worden volgordelijk de volgende vragen afgewerkt: 1) ‘Wat is het verhaal achter deze cijfers? Wat gebeurt er nu in de praktijk?’, 2) ‘Hoe zou het er bij ons aan toe gaan als we 2 punten hoger zouden scoren? Hoe ziet dat eruit?’ en 3) ‘Wat hebben we gedaan om daar te komen?’
  • Actieplan maken en uitvoeren: in deze fase worden de belangrijkste verbeteringen geselecteerd. Ook bestaande verbetertrajecten worden indien nodig opnieuw meegenomen in de besluitvorming. Een HPOO traject levert namelijk niet zozeer extra verbeteracties op, maar zorgt vooral voor een inperking en een selectie die echt tot beter presteren leidt. Verder wordt er gekeken hoe ‘gezonde druk’ kan worden georganiseerd, zodat verbeteringen niet alleen worden opgestart, maar ook kunnen worden afgemaakt. Interne coaches worden geselecteerd en opgeleid om het traject te helpen organiseren en HPO-gedrag te stimuleren. Activiteiten om elkaar te blijven helpen, successen te vieren en ook fouten te delen om ervan te kunnen leren worden doordacht ingepland. Iedereen doet in principe mee.

Een andere benadering van effectief verbeteren

In Nederlandse overheidsorganisaties wordt, hoewel dit niet altijd wordt (h)erkend in de publieke opinie, hard gewerkt en veel gedaan om efficiënter en effectiever de steeds complexere maatschappelijke vraagstukken het hoofd te bieden. In het afgelopen decennium ging dat ook nog eens gepaard met veel bezuinigingen. Nederlandse overheidsorganisaties zakken gelukkig niet door de ondergrens, maar blijven ondanks alle inspanningen en goede intenties steken op een 6,4. Vooral het vermogen om te verbeteren weerhoudt ze ervan om tot echt excellente prestaties te komen.

Doorgaans probeert men de oplossing te vinden in de toepassing van verbetermethodieken (zoals Lean Six Sigma) en ‘een schepje er bovenop doen’, maar dat blijkt niet genoeg te zijn. We stellen voor om het paradigma om te draaien en het verbetermogen te beschouwen als het gevolg van een betere dialoog (intern en met externe belanghebbenden en mogelijke samenwerkingspartners) over de bedoelingen die gediend worden, waar dat om vraagt en dus ook wat er dan vooral verbeterd zou moeten worden. Een dergelijke werkwijze vraagt om flexibele en veerkrachtige medewerkers en leidinggevenden die het gewenste gedrag voorleven en stimuleren en daarbij hun medewerkers coachen en in staat stellen om tijdig te reflecteren. Een belangrijke randvoorwaarde is dat er een gezonde druk op de organisatie wordt gecreëerd. Natuurlijk mag de organisatie worden uitgedaagd, maar het moet voor medewerkers ook mogelijk zijn om regelmatig in de ‘open stand’ te kunnen komen en niet alleen maar bezig te zijn met het afvinken van acties en de waan de dag.

Lees meer over deze aanpak in het boek ‘De High Performance OverheidsOrganisatie’ dat gratis is te downloaden of neem contact op om de mogelijkheden van deze aanpak voor uw organisatie te verkennen.