e-Facturering/Digi-inkoop

E-factureren is het volledig elektronisch overbrengen van facturen van het ene systeem naar het andere systeem. De verzender verstuurt vanuit zijn software een e-factuur naar een ontvanger en de software van de ontvanger kan de factuur meteen inboeken en verwerken.

De e-factuur zelf heeft een bestandsformaat dat direct kan worden ingelezen door de ontvangende software. Een PDF is bijvoorbeeld geen e-factuur. Een PDF is een voor mensen goed leesbaar bestand, maar boekhoud- of ERP software kan dit niet inlezen. Er zijn verschillende bestandsformaten mogelijk, maar in Nederland wordt het meest gebruik gemaakt van de UBL.

Achtergrondinformatie over e-Facturering/ Digi-inkoop en Peppol

e-Facturering

Stappen:

1. e-order aanmaken in eigen software. Dat kan inkoop-, ERP- of boekhoudsoftware zijn.
2. verzenden order elektronisch naar leverancier in XML formaat
3. leverancier ontvangt de e-order in zijn eigen software. Daar kan de leverancier de order goedkeuren, afkeuren of wijzigen.
4. leverancier stuurt een orderresponse terug. Dit kan een acceptatie, afwijzing of wijziging zijn.
5. verwerking orderresponse in systeem.
6. leverancier maakt een e-factuur conform de data op de (gewijzigde) order. Dit kan een deelfactuur zijn.
7. controleren ontvangen factuur tegen de orderdata in systeem en goedkeuren of afwijzen factuur.

Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. En geeft kans op fouten. De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

• De verwerking verloopt automatisch.
• Snellere verwerking. De papierstroom blijft achterwege.
• Geen fouten door handmatige verwerking.
• Geen print- en portokosten.

Voordelen voor de ontvanger

• Facturen hoeven niet meer handmatig te worden overgetypt
• Het handmatig corrigeren van ingescande facturen is niet meer nodig
• Door de toepassing van verrijking en validatieslagen ligt de kwaliteit van e-facturen vele malen hoger en hoeven deze zaken niet handmatig te worden uitgezocht of afgestemd
• Minimaliseert de kans op dubbel betaalde facturen, fraude en disputen
• Facturen worden beveiligd uitgewisseld

Voordelen voor de verzender

• Facturen worden direct verwerkt en blijven niet eerst een tijd in een mailbox of op een bureau liggen.
• Doordat facturen snel worden ingeboekt is de kans groter dat ze tijdig (of zelfs eerder) betaald worden
• Versterken van de relatie met de klant door de verwerking van de factuur voor hen eenvoudiger te maken

E-procurement

E-procurement is de logische vervolgstap op e-facturatie. Waar e-facturatie vooral gericht is op het uitwisselen van facturen, richt e-procurement zich op het proces van het sturen van een order tot het ontvangen van een factuur. Met e-procurement stroomlijnt u het hele proces van het plaatsen of ontvangen van een order tot het verwerken of versturen van een e-factuur. E-procurement stelt u in staat om uw processen slimmer uit te voeren, beter te beheersen en efficiënter samen te werken met uw klanten en leveranciers. E-procurement levert extra kostenbesparingen op, bovenop e-factureren. Doordat de order elektronisch wordt uitwisseld hoeft de verzender de ordergegevens niet handmatig in te voeren. Dat bespaart de leverancier veel werk, maar het zorgt er ook voor dat de gegevens op de factuur overeenkomen met wat er besteld is. E-procurement maakt het mogelijk dat facturen automatisch worden gematcht met de order. Als de factuur klopt kan deze in principe volledig geautomatiseerd betaalbaar worden gesteld.

Peppol en Logius

Om met de Rijksoverheid digitaal zaken te doen, moeten leveranciers nu nog apart aansluiten op de infrastructuur van de Rijkoverheid (bijvoorbeeld de Digipoort). Later hoeft dat niet meer en kunnen leveranciers ook via de infrastructuur van Peppol hun zaken met de Rijksoverheid regelen. Logius is betrokken bij de technische kant van deze transitie.

In Europees verband is gebouwd aan een routeringsinfrastructuur, via dit netwerk is het mogelijk om internationaal inkoopgegevens uit te wisselen. Om dit netwerk te beheren, is er een afsprakenstelsel opgezet. Dit stelsel heet Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine).

Met één aansluiting op Peppol kunnen bedrijven en overheden over de hele wereld met allerlei verschillende partijen gegevens uitwisselen. Dat gaat om overheden en bedrijven onderling en met elkaar. Door Peppol te gebruiken is er de zekerheid van een veilige, betrouwbare en interoperabele infrastructuur. Met het gebruik van Peppol staat de authenticiteit van de verzender altijd vast en is de integriteit van het bericht (bijvoorbeeld een factuur) verzekerd.

De door Peppol gebruikte standaarden worden via verschillende serviceproviders aangeboden. Gebruikers kunnen hun softwarepakket aansluiten op Peppol via de serviceprovider van hun eigen keuze. Dit draagt bij aan het tegengaan van de afhankelijkheid van een leverancier, een zogenaamd vendor lock-in. Serviceproviders en softwarepakketten kunnen 100% bouwen op de betrouwbaarheid van Peppol.